Zanim cokolwiek napiszesz, ustal, po co opis ma być czytelny za wiele lat. Najczęściej chodzi o to, by ktoś obcy, a nie tylko ty, znalazł zawartość bez otwierania wszystkiego i bez twojej pomocy. Dlatego już na początku przyjmij zasadę: opis ma odpowiadać na trzy pytania — co jest w środku, skąd to się wzięło i kiedy zostało spakowane. Zbierz wszystkie pudła i pojemniki w jednym miejscu, przygotuj trwałe etykiety i dobry pisak wodoodporny, a dopiero potem zaczynaj opisywanie. Unikaj opisywania „na pamięć” po fakcie; rzetelny opis powstaje w momencie pakowania, gdy masz zawartość przed oczami. Ustal też jedną konwencję: kolejność elementów na etykiecie ma być zawsze taka sama, bo powtarzalny schemat czyta się szybciej i mniej się myli. Jeśli pakujesz rzeczy podobne, np. dokumenty albo kable, dodaj krótki wyróżnik, który pozwoli odróżnić jedno opakowanie od drugiego bez zaglądania do środka.Pisz konkretnie i zwięźle, ale nie skąp informacji, które za kilka lat będą nieoczywiste. Zamiast ogólnego „różne rzeczy” wymień kilka najbardziej reprezentatywnych przedmiotów i podaj ich cechy rozpoznawcze: materiał, kolor, rozmiar, stan, ewentualnie liczbę sztuk. Jeśli w środku jest coś delikatnego albo wartościowego, zaznacz to od razu, żeby nikt nie przenosił pudła byle jak. Dopisz informację o pochodzeniu zawartości, np. że to rzeczy z jednego pokoju, z jednej przeprowadzki albo z jednej szafy, oraz krótką datę spakowania. W przypadku wielu podobnych opakowań numeruj je konsekwentnie i ten sam numer powtarzaj w spisie, jeśli go prowadzisz. Pamiętaj, że etykieta na górze bywa zasłonięta, gdy pudła i pojemniki stoją jedno na drugim, więc powtórz najważniejsze dane także z boku. Nie zaklejaj opisu taśmą ani nie przykrywaj go inną etykietą – to najczęstszy powód, dla którego opisy przestają być widoczne.myszy w piwnicy o trwałość samego nośnika informacji. Wybierz etykietę odporną na wilgoć i ścieranie, przyklej ją na czystej, suchej powierzchni i dociśnij na całej długości, żeby nie odpadła po sezonie w piwnicy czy garażu. Pisz dużymi literami, zostaw marginesy i nie zapełniaj etykiety po brzegi; czytelność po latach zależy bardziej od rozmiaru pisma i kontrastu niż od ilości tekstu. Jeśli opisujesz wiele pudeł i pojemników, prowadź jeden spis główny w formie papierowej, przechowywany poza magazynem, i aktualizuj go przy każdym wyjęciu lub dołożeniu rzeczy. Unikaj skrótów zrozumiałych tylko dla ciebie i nie używaj określeń typu „to samo co wcześniej”. Na koniec zrób próbę: poproś kogoś, kto nie pakował, o znalezienie wskazanej rzeczy wyłącznie na podstawie opisów. Jeśli sobie poradzi, twój system jest gotowy i przetrwa próbę czasu.
